Rabu, 13 November 2019

Traditional atau E-Procurement, Mana yang lebih Baik ?


Dalam sistem pengadaan data atau procurement, terdapat dua buah cara yang dapat dilakukan. Cara procurement adalah sebuah cara dalam menawarkan sebuah barang maupun jasa secara tradisional, atau melalui media elektronik. Banyak pihak yang menanyakan, apa perbedaan dari keduanya ? Keduanya tetap memiliki tugas serta fungsi yang sama, hanya saja cara perlakuannya yang berbeda. Dari pada bingung, yuk kita simak perbedaan dari tradisional serta e-procurement berikut. 

Perbedaan Dari Konvensional dan e-Procurement 

1. Pencarian Produk
Dalam hal pencarian produk, maka staff purchasing yang menggunakan metode kovensional akan melakukan pencarian secara manual. Jika secara konvensional atau secara tradisional, maka seorang yang bekerja sebagai procurement akan mendatangi beberapa vendor untuk menyatakan kerja sama antara kedua belah pihak.
Sedangkan pada elektronik procurement atau e-procurement, sudah pasti seluruh kegiatan akan dilakukan secara telektronik. Perusahaan yang membutuhkan seorang vendor, akan melakukan pencarian melihat dari beberapa hal. Hal yang dilihat oleh perusahaan terdiri dari harga, nomer kontak, kualitas, serta seluruh deskripsi yang terdapat via online.
Tentu dari faktor kita bisa melihat bahwa, versi elektronik dapat menjadi lebih mudah daripada cara tradisional. Namun bukan berarti cara konvensional tidak memiliki keunggulan,  cara tradisional lebih memudahkan staff purchasing untuk melihat secara langsung barang atau jasa yang dimiliki oleh vendor. 

2. Dalam Hal Persetujuan
Perbedaan kedua dari dua cara procurement adalah, dilihat dalam hal persetujuan. Tentu saja persetujuan secara konvensional masih menggunakan dokumen manual. Kedua belah pihak akan melihat dokumen penawaran satu sama lain, serta mendiskusikannya mengenai kebutuhan masing-masing.
Sedangkan pada e-procurement, dokumen persetujuan dapat dilakukan secara online. Sehingga ketika perusahaan telah membaca deskripsi serta produk yang ditawarkan oleh vendor melalui online, mereka akan mengirimkan sebuah dokumen persetujuan yang menyatakan kerja sama dengan vendor tersebut.
Dalam hal ini persetujuan secara online memang sangat mudah untuk dilakukan, namun kembali lagi kepada kedua belah pihak. Jika sebuah perusahaan ingin lebih yakin dengan persetujuan tersebut, mereka dapat menggunakan cara tradisional. Sedangkan jika perusahaan serta vendor berada di tempat yang berbeda, maka e-procurement merupakan pilihan terbaik. 

3. Dalam Hal Pembayaran
Pembayaran dengan menggunakan cara tradisional dalam procurement dilakukan di awal, dengan begitu ketika barang dipesan oleh perusahaan seorang staff purchasing akan mendatangi vendor tersebut untuk memesan barang. Selain memesan barang, staff purchasing pun akan melakukan pembayaran terlebih dahulu.
Berbeda dengan cara tradisional, cara elektronik atau e-procurement adalah dapat melakukan pembayaran di awal maupun secara berkala. Ketika sebuah perusahaan membutuhkan sebuah barang atau jasa, maka staff purchasing akan memesannya kepada vendor. Pembayaran pun akan dilakukan di awal pemesanan, atau dapat dilakukan secara berkala ketika barang telah diterima.
Tentu saja dalam hal ini e-procurement menjadi sedikit menguntungkan dari pada cara tradisional, hal ini karena dengan membayar secara berkala maka perusahaan dapat melihat terlebih dahulu barang yang dipesan. Selain itu, perusahaan juga dapat melihat kualitas dari barang maupun jasa.

4. Dalam Hal Pengiriman
Perbedaan terakhir dalam cara procurement adalah, dalam hal pengiriman barang. Dalam hal pengiriman, sayangnya cara tradisional tidak dapat mengontrol pengiriman barang yang dipesan. Bisa jadi terdapat sebuah kesalah pahaman atau sebuah kejadian yang membuat barang tersebut tidak sesuai dengan perkiraaan. Oleh karena itu seorang staff purchasing harus selalu memantau, serta mengecek ulang pesanan terhadap vendor.
Sedangkan pada e-procurement, pengiriman dapat dipantau dengan mudah. Staff purchashing dapat selalu berhubungan dengan bagian vendor, agar mengetahui kejelasan dari barang yang dipesan. Dengan begitu barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahan dapat tiba tepat waktu, serta sesuai dengan pesanan.

Dari ulasan tersebut, dapat kita lihat bahwa keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing. Semua itu kembali lagi kepada perusahaan, jika perusahaan memiliki vendor yang berada jauh maka menggunakan e-procurement merupakan pilihan terbaik. Namun jika perusahaan ingin melihat secara langsung produk serta persetujuan dokumen, maka cara tradisional menjadi lebih aman.